EXPURGOS

La tarea de llevar a cabo el expurgo en una biblioteca generalmente suele ser mal acogida. Existen una serie de aspectos que influyen negativamente para su realización como son las barreas psicológicas del personal que ha de llevarlo a cabo, ya que la tarea del expurgo está muy ligada a los conceptos “destruir”, “deshacerse” o “eliminar”. También existen las barreras prácticas en el sentido de que no se cuenta con los recursos de personal suficiente, falta de tiempo, de dinero, espacio para el almacenamiento, etc.

Sin embargo, el expurgo es la tarea que va a ayudar a que nuestra biblioteca mantenga y siga desarrollando una colección viva, y por ende que nuestros usuarios dispongan de una información actual que les anime a seguir utilizando nuestros centros. Sin duda, para dar cabida a una colección lo más actualizada posible, es necesario que ésta se esté renovando constantemente. Ello supone la entrada y salida de obras de nuestros centros.

El objeto de este tema es el de dar una visión global de lo que supone la tarea del expurgo y afianzar el valor positivo que infunde al desarrollo de una colección.

Definición y fundamentos del expurgo

El expurgo tiene sus orígenes en Gran Bretaña en 1976 dentro de las bibliotecas universitarias. La tarea de expurgo ha contado con multitud de definiciones, recogemos dos de ellas para establecer el concepto de expurgo.

Selección de los documentos que reúnen las mejores condiciones de testimonio e información para su pase a los archivos históricos con objeto de asegurar su conservación perpetua.

Operación técnica de evaluación crítica con vistas a la retirada de parte de la colección. El expurgo debe entenderse como una tarea más de la gestión de la colección que contribuye a mantener a ésta en las mejores condiciones posibles. No hay que confundir expurgo con retirada: todos los fondos son sometidos a expurgo y, como consecuencia de él, algunos de ellos serán retirados de la colección.

Establecer un Plan de Expurgo

Una vez que la biblioteca decide emprender una tarea de expurgo es fundamental establecer un plan de expurgo en el que queden reflejados todos los pasos que se darán. El esquema que nosotros proponemos es el siguiente:

1.  Análisis de la situación actual para iniciar una tarea de expurgo

El primer paso antes de iniciar una tarea de expurgo es analizar la situación en la que se encuentra tanto nuestro centro como nuestra colección. Algunas de las cuestiones que habría que tener en cuenta en el análisis:

-       Actualidad de la colección con la que contamos

-       Si nos permitiría un ahorro de espacio en las estanterías

-       Si favorecería y mejoraría el acceso a la información, el usuario ha de llegar con facilidad a los volúmenes

-       Mejoraremos la imagen de la biblioteca, se detectará el material dañado por el uso

Otras razones de peso para iniciar una tarea de expurgo pueden ser el traslado de la biblioteca a otro edificio, este es uno de los mejores momentos para revisar el estado de la colección, o por ejemplo el inicio de un proceso de automatización que obligue a poner al día el catálogo.

2.  Objetivos que se persiguen

El inicio de un proyecto supone como meta la consecución de unos objetivos. Entre los objetivos a alcanzar están:

-       Aislar el material obsoleto y/o desfasado

-       Ampliación de los espacios disponibles de almacenamiento, logrando mayor espacio para las nuevas adquisiciones

-       Restauración de los fondos deteriorados

-       Reunir y organizar la colección para permitir al usuario ampliar su formación cultural

3.  Medios de los que se dispone

Una vez establecido el análisis y los objetivos, el paso siguiente es determinar si es posible llevar a cabo una tarea de expurgo con los medios de los se dispone. Deberemos constatar que:

-       Disponemos de personal. La tarea de expurgo puede llevar un tiempo considerable, dependerá del fondo a analizar. Sería conveniente establecer un grupo de trabajo y un calendario e intentar iniciar esta tarea en meses en los que el nivel de trabajo en la biblioteca sea menor. Por otro lado, la responsabilidad del expurgo suele estar compartida por el personal bibliotecario y el personal docente especializado

-       Si contamos con espacio de almacenamiento para el caso en el que haya que reubicar obras de la colección

-       Dinero del que se dispone, nos encontraremos con obras que haya que enviar a talleres para su restauración y en otras cosas la obra tendrá que ser repuestas e incluso adquirir otro tipo de soporte diferente al original. Sería interesante fijar unos valores para tomar la decisión, por ejemplo si la encuadernación no supone más de 1/3 de la obra se podrá adoptar esta medida

-       Recursos bibliográficos con los que se cuenta, un buen catálogo ayudará a esta tarea

4.  Criterios generales para establecer si una obra será o no expurgada

Quizá esta sea la parte más difícil dentro del expurgo. Se trata de establecer los criterios por los que una obra será desterrada de nuestra colección. Atendemos a dos tipos de criterios: criterios objetivos y criterios subjetivos.

Criterios objetivos:

-       Antigüedad / Obsolescencia. Determinar si un material tiene un contenido obsoleto o no va a depender de la disciplina de la que trate. Es aconsejable revisar las monografías con 5 años de antigüedad, la información científica y técnica suele tener mayor grado de obsolescencia. La fecha de Depósito Legal también es uno de los indicadores a tener en cuenta.

-       Uso, la circulación de las obras son un claro indicador para el expurgo, una obra que no se haya prestado en los últimos cinco años puede ser un referente claro para ser eliminada de la colección

-       Duplicidad de los documentos, en este caso habrá que tener en cuenta que obras son las que están duplicadas puesto que no es lo mismo la duplicidad en manuales técnicos que obra de literatura clásica, por ejemplo.

-       Estado físico, si las obras están muy deterioradas habrá que plantear su arreglo o sustitución

-       Redundancia en la información, con los nuevos formatos en los que esta se presenta existen muchas posibilidades de que esta esté repetida en varios formatos, por ejemplo enciclopedias, bases de datos...

Criterios Subjetivos:

-       El criterio del personal que va a realizar el expurgo es determinante. Lo ideal sería contar con ayuda de un especialista en cada materia. En el caso de las bibliotecas universitarias esta labor puede ser apoyada por el personal docente e investigador, la bibliografía que se recomienda en cada una de las asignaturas impartidas es un claro indicador de las obras que van a ser más actualizas.

5.  Ejecución del plan de expurgo. Establecimiento de una metodología de trabajo

Llega la hora de poner en práctica el plan de expurgo. Uno de los métodos que puede ayudarnos es el IOUPI, también conocido como método Crew.

Es el momento de aplicar los criterios de expurgo, lo recomendable es crear un libro de registro de las obras en expurgadas:

a)    Se examinarán cada obra de cada área que se ha decidido expurgar
b) Aplicando los anteriores criterios objetivos y subjetivos se decide el destino de la obra

b)     Se tomará nota en el libro de registro de las obras expurgadas los datos y el motivo de exclusión, ejemplo de ficha de expurgo:

Nº de Registro

Título

Fecha

Motivo de exclusión

6.  Destino de los fondos expurgados

Otra tareas derivadas del expurgo son realizar las correcciones en el catálogo de las obras que han sido expurgadas, llevar a cabo el control estadísticos de las altas y bajas que se han producido, elaborar un informe para el departamento de adquisiciones y que este tenga en cuenta las lagunas de contenido que pueden haber quedado en la colección a la hora de seleccionar.

7.  Conclusiones finales de la tarea de expurgo

Como toda tarea llevada a cabo dentro de la biblioteca el expurgo ha de ser evaluado para ver hasta qué punto se han alcanzado los objetivos que se establecieron en un principio y en caso de no haberlos conseguido cambiar el método empleado.

Deberán ser analizados aspectos como: si la organización de la biblioteca ha mejorado, si se ha ahorrado espacio, si ha habido un aumento en los préstamos realizados a raíz de expurgo, si se puede dar cabida a un mayor volumen de adquisiciones que mejoren la colección etc.

En definitiva se trata de analizar si el descarte es una práctica saludable y nos permite mantener una colección más acorde con la demanda. No obstante se debe realizar con el debido cuidado y asesoramiento para realizarlo con acierto, de modo que hayamos conseguido un beneficio para el centro y sus usuarios.